Note:Il s'agit d'un sujet avancé sur la validation des données. Pour une introduction à la validation des données et comment valider une cellule ou une plage, voirAjouter la validation des données à une cellule ou à une plage.
Vous pouvez utiliser la validation des données pour restreindre le type de données ou de valeurs que les utilisateurs saisissent dans les cellules. Par exemple, vous pouvez utiliser la validation des données pour calculer la valeur maximale autorisée dans une cellule en fonction d'une valeur ailleurs dans le classeur. Dans l'exemple suivant, l'utilisateur a tapé abc , qui n'est pas une valeur acceptable dans cette cellule.
Quand la validation des données est-elle utile ?
La validation des données est inestimable lorsque vous souhaitez partager un classeur avec d'autres personnes et que vous souhaitez que les données saisies soient précises et cohérentes. Entre autres choses, vous pouvez utiliser la validation des données pour les éléments suivants :
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Restreindre les entrées à des éléments prédéfinis dans une liste— Par exemple, vous pouvez limiter les sélections de service d'un utilisateur à Comptabilité, Paie, RH, pour n'en nommer que quelques-uns.
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Restreindre les nombres en dehors d'une plage spécifiée— Par exemple, vous pouvez spécifier un pourcentage maximal d'entrée pour l'augmentation annuelle au mérite d'un employé, disons 3 %, ou n'autoriser qu'un nombre entier compris entre 1 et 100.
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Restreindre les dates en dehors d'une certaine période— Par exemple, dans une demande de congé d'un employé, vous pouvez empêcher quelqu'un de sélectionner une date antérieure à la date d'aujourd'hui.
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Restreindre les heures en dehors d'un certain laps de temps— Par exemple, vous pouvez spécifier la planification des réunions entre 8h00 et 17h00.
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Limiter le nombre de caractères de texte— Par exemple, vous pouvez limiter le texte autorisé dans une cellule à 10 caractères ou moins.
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Valider des données basées sur des formules ou des valeurs dans d'autres cellules— Par exemple, vous pouvez utiliser la validation des données pour définir une limite maximale pour les commissions et les primes en fonction de la valeur globale projetée de la masse salariale. Si les utilisateurs saisissent un montant supérieur au montant limite, un message d'erreur s'affiche.
Entrée de validation des données et messages d'erreur
Vous pouvez choisir d'afficher un message d'entrée lorsque l'utilisateur sélectionne la cellule. Les messages d'entrée sont généralement utilisés pour guider les utilisateurs sur le type de données que vous souhaitez saisir dans la cellule. Ce type de message apparaît près de la cellule. Vous pouvez déplacer ce message si vous le souhaitez, et il reste visible jusqu'à ce que vous vous déplaciez vers une autre cellule ou que vous appuyiez sur Échap.
Vous configurez votre message d'entrée dans le deuxième onglet de validation des données.
Une fois que vos utilisateurs se sont habitués à votre message d'entrée, vous pouvez décocher laAfficher le message d'entrée lorsque la cellule est sélectionnéeoption.
Vous pouvez également afficher unAlerte d'erreurqui n'apparaît qu'une fois que les utilisateurs ont saisi des données non valides.
Vous pouvez choisir parmi trois types d'alertes d'erreur :
| Icône | Taper | Avoir l'habitude de |
 | Arrêt | Empêchez les utilisateurs de saisir des données non valides dans une cellule. UNArrêtle message d'alerte a deux options :RecommencezouAnnuler. |
 | Avertissement | Avertissez les utilisateurs que les données qu'ils ont saisies sont invalides, sans les empêcher de les saisir. Lorsqu'unAvertissementun message d'alerte s'affiche, les utilisateurs peuvent cliquer surOuiaccepter la saisie invalide,Nonpour modifier l'entrée invalide, ouAnnulerpour supprimer l'entrée invalide. |
 | Information | Informez les utilisateurs que les données qu'ils ont saisies sont invalides, sans les empêcher de les saisir. Ce type d'alerte d'erreur est le plus flexible. Quand unInformationun message d'alerte s'affiche, les utilisateurs peuvent cliquer surD'ACCORDd'accepter la valeur invalide ouAnnulerpour le rejeter. |
Conseils pour travailler avec la validation des données
Utilisez ces trucs et astuces pour travailler avec la validation des données dans Excel.
Note:Si vous souhaitez utiliser la validation des données avec des classeurs dans Excel Services ou Excel Web App, vous devez d'abord créer la validation des données dans la version de bureau Excel.
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La largeur de la liste déroulante est déterminée par la largeur de la cellule contenant la validation des données. Vous devrez peut-être ajuster la largeur de cette cellule pour éviter de tronquer la largeur des entrées valides qui sont plus larges que la largeur de la liste déroulante.
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Si vous envisagez de protéger la feuille de calcul ou le classeur, protégez-le une fois que vous avez fini de spécifier les paramètres de validation. Assurez-vous de déverrouiller toutes les cellules validées avant de protéger la feuille de calcul. Sinon, les utilisateurs ne pourront pas saisir de données dans les cellules. VoirProtéger une feuille de calcul.
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Si vous envisagez de partager le classeur, ne le partagez qu'après avoir fini de spécifier les paramètres de validation et de protection des données. Après avoir partagé un classeur, vous ne pourrez pas modifier les paramètres de validation, sauf si vous arrêtez le partage.
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Vous pouvez appliquer la validation des données aux cellules dans lesquelles des données ont déjà été saisies. Toutefois, Excel ne vous avertit pas automatiquement que les cellules existantes contiennent des données non valides. Dans ce scénario, vous pouvez mettre en surbrillance les données non valides en demandant à Excel de les encercler sur la feuille de calcul. Une fois que vous avez identifié les données invalides, vous pouvez à nouveau masquer les cercles. Si vous corrigez une entrée invalide, le cercle disparaît automatiquement.
Pour appliquer les cercles, sélectionnez les cellules que vous souhaitez évaluer et accédez àDonnées>Outils de données>La validation des données>Entourez les données invalides.
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Pour supprimer rapidement la validation des données d'une cellule, sélectionnez-la, puis accédez àDonnées>Outils de données>La validation des données>Paramètres>Tout effacer.
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Pour rechercher les cellules de la feuille de calcul qui ont une validation des données, sur laMaisononglet, dans l'ongletÉditiongroupe, cliquezRechercher et sélectionner, puis cliquez surLa validation des données. Une fois que vous avez trouvé les cellules dont les données sont validées, vous pouvez modifier, copier ou supprimer les paramètres de validation.
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Lors de la création d'une liste déroulante, vous pouvez utiliser leDéfinir le nomcommande (Formuleslanguette,Noms définisgroupe) pour définir un nom pour la plage qui contient la liste. Après avoir créé la liste sur une autre feuille de calcul, vous pouvez masquer la feuille de calcul qui contient la liste, puis protéger le classeur afin que les utilisateurs n'aient pas accès à la liste.
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Si vous modifiez les paramètres de validation d'une cellule, vous pouvez automatiquement appliquer vos modifications à toutes les autres cellules qui ont les mêmes paramètres. Pour ce faire, sur leParamètresonglet, sélectionnez l'ongletAppliquer ces modifications à toutes les autres cellules avec les mêmes paramètrescase à cocher.
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Si la validation des données ne fonctionne pas, assurez-vous que :
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Les utilisateurs ne copient ni ne remplissent les données- La validation des données est conçue pour afficher les messages et empêcher les entrées non valides uniquement lorsque les utilisateurs saisissent des données directement dans une cellule. Lorsque des données sont copiées ou remplies, les messages n'apparaissent pas. Pour empêcher les utilisateurs de copier et de remplir des données en faisant glisser et en déposant des cellules, accédez àDéposer>Choix>Avancé>Options d'édition>décochez la case Activer la poignée de remplissage et le glisser-déposer de cellulecase à cocher, puis protégez la feuille de calcul.
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Le recalcul manuel est désactivé- Si le recalcul manuel est activé, les cellules non calculées peuvent empêcher la validation correcte des données. Pour désactiver le recalcul manuel, accédez à laFormulesonglet >Calculgroupe >Options de calcul> cliquezAutomatique.
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Les formules sont sans erreur- Assurez-vous que les formules dans les cellules validées ne provoquent pas d'erreurs, telles que#REF!ou#DIV/0 !. Excel ignore la validation des données jusqu'à ce que vous corrigiez l'erreur.
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Les cellules référencées dans les formules sont correctes- Si une cellule référencée change de sorte qu'une formule dans une cellule validée calcule un résultat invalide, le message de validation de la cellule n'apparaîtra pas.
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Un tableau Excel peut être lié à un site SharePoint- Vous ne pouvez pas ajouter de validation de données à un tableau Excel lié à un site SharePoint. Pour ajouter la validation des données, vous devez dissocier le tableau Excel ou convertir le tableau Excel en plage.
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Vous êtes peut-être en train de saisir des données- La commande Validation des données n'est pas disponible lorsque vous saisissez des données dans une cellule. Pour terminer la saisie des données, appuyez sur Entrée ou sur ESC pour quitter.
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La feuille de calcul peut être protégée ou partagée- Vous ne pouvez pas modifier les paramètres de validation des données si votre classeur est partagé ou protégé. Vous devrez d'abord annuler le partage ou déprotéger votre classeur.
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Comment mettre à jour ou supprimer la validation des données dans un classeur hérité
Si vous héritez d'un classeur avec validation des données, vous pouvez le modifier ou le supprimer, sauf si la feuille de calcul est protégée. Si elle est protégée par un mot de passe que vous ne connaissez pas, vous devriez essayer de contacter le propriétaire précédent pour vous aider à déprotéger la feuille de calcul, car Excel n'a aucun moyen de récupérer les mots de passe inconnus ou perdus. Vous pouvez également copier les données dans une autre feuille de calcul, puis supprimer la validation des données.
Si une alerte de validation des données s'affiche lorsque vous essayez de saisir ou de modifier des données dans une cellule et que vous ne savez pas exactement ce que vous pouvez saisir, contactez le propriétaire du classeur.
Besoin d'aide?
Vous pouvez toujours demander à un expert duCommunauté technique Excelou obtenir de l'aide dans leCommunauté de réponses.